Jeśli chcesz zautomatyzować proces zbierania dokumentów, możesz rozważyć oprogramowanie zaprojektowane specjalnie do tego celu. Niektóre z tych programów oferują takie funkcje, jak przechowywanie dokumentów, ograniczenia czasowe i automatyczna akceptacja. Pomogą one zmniejszyć liczbę dokumentów, którymi trzeba się zająć, a także zaoszczędzić pieniądze.
Dokumenty przeciwko płatności
Termin „dokumenty kolekcjonerskie” nie jest nowym terminem, jest to po prostu najnowsza seria dokumentów finansowych używanych w międzynarodowych transakcjach handlowych. Jednak jego użycie i znaczenie jest często źle rozumiane. Krótko mówiąc, dokument płatniczy to jeden z najlepszych sposobów na pobranie płatności od importera.
Jest to właściwie rodzaj inkasa, w którym eksporter powierza bankowi swoje dokumenty handlowe i handlowe. Zwykle ma to na celu zwiększenie jego bezpieczeństwa. Następnie bank sprawdza, czy dokumenty eksportera są dostępne.
Chociaż zbiórka niekoniecznie jest gwarantowanym sposobem zapłaty, jest bardzo ważnym elementem układanki. Dobrze jest też wiedzieć, jak to działa.
Inkaso dokumentowe to najczęściej stosowana forma inkasa dokumentowego. W przeciwieństwie do gotówki za dokumenty nie stanowi gwarancji dokonania płatności. Z drugiej strony daje pewną miarę zaufania w oczach eksportera.
Dokumenty przeciw przyjęciu
Inkas dokumentowy, znany również jako płatność za okazaniem, to sposób, w jaki importer dokonuje płatności na rzecz sprzedawcy. Inkaso dokumentowe jest rzadziej stosowaną metodą finansowania handlu niż inne metody, takie jak przedpłaty gotówkowe czy akredytywy. Mogą być jednak dobrodziejstwem dla obu stron.
Istnieją trzy podstawowe typy zbiorów dokumentalnych. Najpowszechniejsza, a więc najmniej ryzykowna, to płatność za okazaniem. Transakcję tego typu ułatwia bank, który pośredniczy między importerem a eksporterem. W zamian bank daje gwarancję, że do końca dnia zostanie wypłacona określona kwota.
Odbywa się to poprzez przedstawienie importerowi kompletu dokumentów. Obejmują one fakturę handlową, listę przewozową i świadectwo pochodzenia. Po podpisaniu dokumentów eksporter dostarcza towary do portu docelowego. O ile dokumenty przewozowe nie są fałszywe, kupujący będzie mógł przejąć towar w posiadanie.
Zautomatyzowane zbieranie dokumentów
Istnieje wiele sposobów automatyzacji procesu zbierania dokumentów. Może to zwiększyć produktywność i zmniejszyć liczbę błędów. Może również zapewnić lepsze wrażenia klientom.
Ręczne zbieranie dokumentów jest żmudne i czasochłonne. Ponadto może to prowadzić do błędów. System zarządzania dokumentami w Twojej firmie może pomóc Ci upewnić się, że otrzymywane informacje są dokładne i zgodne z zasadami Twojej firmy.
Gromadzenie dokumentów jest niezbędne w wielu branżach. Na przykład może być konieczne zebranie dokumentów w celu przeprowadzenia due diligence w transakcji kredytowej. Możesz także użyć oprogramowania do gromadzenia dokumentów, aby pobrać kluczowe szczegóły z dokumentów finansowych.
Oprogramowanie do gromadzenia dokumentów może usprawnić ten proces, automatyzując wysyłanie klientom e-maili z przypomnieniami. Oprogramowanie może również przesyłać pliki do bezpiecznych folderów w chmurze.
Zautomatyzowane gromadzenie dokumentów zapewnia również usługę kontynuacji. Korzystanie z oprogramowania do zbierania dokumentów eliminuje potrzebę ścigania klientów przez agentów.
